1. Einleitung
Betriebsveranstaltungen wie Weihnachtsfeiern oder Betriebsausflüge sind ein fester Bestandteil vieler Unternehmen und dienen der Förderung des Betriebsklimas. Steuerlich führen die dabei gewährten Vorteile für Arbeitnehmer grundsätzlich zu Arbeitslohn. Das Einkommensteuerrecht enthält jedoch besondere Regelungen, um eine praktikable Besteuerung zu gewährleisten, insbesondere einen Freibetrag sowie die Möglichkeit der Pauschalversteuerung nach § 40 Abs. 2 EStG.
Mit Wirkung zum 1. Januar 2026 wurde die Vorschrift für die Pauschalierungsmöglichkeit durch das Steueränderungsgesetz 2025 angepasst. Anlass für die Gesetzesänderung war eine Entscheidung des Bundesfinanzhofs aus dem Jahr 2024, welche den Anwendungsbereich der Pauschalversteuerung erweitert hatte. Der Gesetzgeber reagierte darauf mit einer gesetzlichen Klarstellung.
2. Steuerliche Behandlung von Betriebsveranstaltungen
2.1 Begriff der Betriebsveranstaltung
Der Begriff der Betriebsveranstaltung ist in § 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a EStG geregelt. Danach handelt es sich um Veranstaltungen auf betrieblicher Ebene mit gesellschaftlichem Charakter, etwa:
- Weihnachtsfeiern
- Sommerfeste
- Betriebsausflüge
Zu den steuerlich relevanten Aufwendungen gehören grundsätzlich alle Kosten des Arbeitgebers, die durch die Anzahl der teilnehmenden Personen geteilt werden.
2.2 Freibetrag von 110 €
Für Betriebsveranstaltungen gilt ein Freibetrag von 110 € pro Arbeitnehmer und Veranstaltung. Dieser kann für maximal zwei Veranstaltungen pro Kalenderjahr in Anspruch genommen werden.
Wird dieser Betrag überschritten, ist nur der übersteigende Betrag steuerpflichtig.
3. Pauschalierung nach § 40 Abs. 2 EStG
Übersteigt der geldwerte Vorteil den Freibetrag oder liegt eine weitere Veranstaltung vor, kann der Arbeitgeber die Lohnsteuer pauschal mit 25 % übernehmen.
Die Pauschalversteuerung nach § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 EStG hat mehrere praktische Vorteile:
- keine individuelle Besteuerung beim Arbeitnehmer
- vereinfachte Abwicklung für den Arbeitgeber
- Sozialversicherungsfreiheit des pauschal versteuerten Arbeitslohns
Dadurch wird verhindert, dass Arbeitnehmer durch die Teilnahme an einer Betriebsveranstaltung steuerlich belastet werden.
4. Rechtsprechung des BFH im Jahr 2024
Mit Urteil vom 27.03.2024 (VI R 5/22) entschied der Bundesfinanzhof, dass eine Pauschalversteuerung auch dann möglich sein kann, wenn die Veranstaltung nicht allen Arbeitnehmern offensteht.
Im zugrunde liegenden Fall waren nur bestimmte Führungskräfte zu einer Veranstaltung eingeladen worden. Der BFH stellte fest, dass eine Betriebsveranstaltung dennoch vorliegen kann, da das Gesetz lediglich eine Veranstaltung auf betrieblicher Ebene mit gesellschaftlichem Charakter verlangt.
Damit hätte die Pauschalversteuerung grundsätzlich auch für exklusive Veranstaltungen mit begrenztem Teilnehmerkreis angewendet werden können.
5. Gesetzesänderung 2026
Der Gesetzgeber reagierte auf dieses Urteil mit einer Änderung des § 40 Abs. 2 EStG im Steueränderungsgesetz 2025.
5.1 Neue Voraussetzung
Seit dem 1. Januar 2026 gilt:
Eine Pauschalversteuerung nach § 40 Abs. 2 EStG ist nur noch möglich, wenn die Betriebsveranstaltung allen Angehörigen des Betriebs oder eines Betriebsteils offensteht.
Damit wurde die zuvor von der Finanzverwaltung vertretene Auffassung wieder gesetzlich verankert.
5.2 Ziel der Gesetzesänderung
Die Änderung verfolgt mehrere Ziele:
- Verhinderung steuerlicher Begünstigung exklusiver Veranstaltungen
- Rückkehr zur bisherigen Verwaltungspraxis
- Rechtsklarheit nach der BFH-Rechtsprechung
Der Gesetzgeber wollte damit sicherstellen, dass die steuerlichen Begünstigungen ausschließlich typischen Betriebsveranstaltungen für die Belegschaft zugutekommen.
6. Praktische Auswirkungen für Unternehmen
Die Neuregelung hat insbesondere folgende Konsequenzen:
Eingeschränkte Pauschalversteuerung
Veranstaltungen für ausgewählte Gruppen (z. B. Führungskräfte oder Top-Performer) können nicht mehr nach § 40 Abs. 2 EStG pauschal versteuert werden.
Für eine pauschale Versteuerung kommt hier nur § 37b EStG mit 30% in Betracht. Trotz Pauschalierung fallen aber Sozialversicherungsbeiträge an. Liegt das Arbeitsentgelt der betroffenen Personen jedoch über beiden Beitragsbemessungsgrenzen (KV/PV 69.750 € und RV/AV 101.400 €), fallen keine weiteren Sozialversicherungsbeiträge an.
7. Fazit
Für Arbeitgeber bedeutet diese Gesetzesänderung, dass steuerlich begünstigte Betriebsveranstaltungen künftig nur noch bei offenem Teilnehmerkreis möglich sind.
Damit gewinnt die korrekte Dokumentation von Betriebsveranstaltungen für Unternehmen ab 2026 weiter an Bedeutung.