Einsatz der Software IDEA bei Betriebsprüfungen

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Seit 2002 sind Finanzbuchhaltungsdaten für Betriebsprüfungen durch das Finanzamt digital auf einem Datenträger zur Verfügung zu stellen.

Einmal ist das die Anpassung an das Zeitalter des „papierarmen“ Büro´s und zu anderen soll durch den elektronischen Datenzugriff die Prüfungszeit verkürzt werden.

Die Daten müssen nach Vorgaben der GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) bereitgestellt werden. Hört sich nach Arbeit an, aber keine Sorge, mit den in Deutschland handelsüblichen Buchhaltungsprogrammen kann man das unkompliziert bewerkstelligen.

Diese Daten werden dann in das Programm IDEA (Interaktive Data Extraction and Analyis) importiert. Damit hat der Prüfer einiges an Analysemöglichkeiten.

Die Software kann jedoch auch von Unternehmen genutzt werden. Es kann u.a. Daten summieren, sortieren und auf Stimmigkeit überprüfen.

Beispiele für Analysemöglichkeiten:

  1. Analyse von Buchhaltungskonten (z.B. Anzeige aller Buchungen eines Tages; Warenverbrauch eines bestimmten Monats)
  2. Lückenanalyse (Feststellung, ob alle Ausgangsrechnungen verbucht wurden, denn Rechnungsnummern müssen fortlaufend sein)
  3. Kassenfehlbeträge (Bargeldbestand kann z.B. für jeden Tag angezeigt werden und damit auch „negative“ Kassenbestände)
  4. Mehrfacherfassung (Überprüfung, ob Wareneingangsrechnungen doppelt erfasst wurden)
  5. Summenfunktion (u.a. Anzeige in welcher Gesamthöhe ein bestimmter Lieferant Waren geliefert hat)
  6. Kalkulationen

Somit können Auffälligkeiten entdeckt werden, denen der Prüfer dann nachgehen wird.

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